Tugas ke 4 Pengantar Bisnis
Nama :
Dhiya Sekarini
Kelas :
1EB13
NPM :
21216948
Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi
UNIVERSITAS GUNADARMA
Depok
2016
Kata Pengantar
Puji dan syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha
Esa atas rahmatnya sehingga saya dapat menyelesaikan tugas ini tepat pada
waktunya. Blog ini dibuat untuk memenuhi tugas ke 3 mata kuliah Pengantar
Bisnis. Blog ini akan membahas tentang organisasi.
Ucapan terima kasih pun tidak lupa saya
ucapkan kepada Dosen Pengantar bisnis yang sudah memberikan tugas. Karena keterbatasan
pengetahuan maupun pengalaman saya, saya yakin masih banyak kekurangan dalam
blog ini, Oleh karena itu saya sangat mengharapkan saran dan kritik yang
membangun dari pembaca maupun dosen yang menilai tugas saya demi kesempurnaan
blog ini. Akhir
kata, kiranya blog ini dapat berguna dan bisa menjadi pedoman bagi mahasiswa
untuk dapat mempelajari serta memahami organisasi. Sekian dan terima
kasih.
Penyusun
Daftar Isi
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULIAN
1.1
Latar Belakang
1.2
Rumusan Masalah
1.3
Tujuan
BAB II MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI
2.1
Definisi tata kerja, prosedur kerja dan pedoman kerja
2.2
Cara menyusun buku pedoman kerja
2.3
Manfaat di tetapkannya tata kerja, prosedur kerja, dan buku pedoman kerja
BAB III KUALIFIKASI DAN KEBUTUHAN SEKRETARIS DALAM BISNIS
3.1
Pentingnya sekretaris dalam bisnis
3.2
Kualifikasi sekretaris
BAB III PENUTUP
3.1
Analisis
DAFTAR PUSTAKA
BAB I Pendahuluan
a.
Latar
Belakang
Setiap bentuk organisasi apapun namanya suatu mempunyai tujuan yang dalam hal ini kita sebutkan tujuan pokok atau tujuan utama. kegiatan ini yang dilakukan untuk mencapai tujuan pokok disebut kegiatan pokok atau kegiatann utama. masalahnya bagaimana mempertautkan semua jenis kegiatan tersebut agar dapat mendukung tercapainnya tugas pokok. disinilah peranan administrasi yang aktivitasnnya dilaksanakan dengan bantuan berbagai macam pekerjaan kantor atau aktivitas kantor.
Dalam penyelenggaraan
kegiatan-kegiatan kantor perlu adanya peranan pekerjaan kantor agar dapat
melancarkan perkembangan Organisasi Kegiatan Kantor sebagai suatu keseluruhan
karena fungsinya sebagai pusat ingatan. Pusat kegiatan dan pengembangan
pekerjaan kantor yang semakin luas dan rumit serta dapat menentukan azas yang
paling tepat agar tercapai efektifitas dan efisiensi pekerjaan perkantoran guna
meliputi perencanaan sampai penguasaan dalam menyelesaikan kegiatan kantor yang
sangat memerlukan bagian kegiatan operatif kantor agar dapat lebih berdaya
guna.
Sering kita mendengar hal yang tak sedap dikehidupan sehari-hari
mengenai sekretaris , masih banyak yang mengira sekretaris harus berpakaian
ketat dengan rok pendek , ber make-up tebal , harus mempunyai badan yang
bagus. Pikiran seperti itu harus di hilangkan karena tidak semua sekretaris
harus memakai pakaian yang ketat dan rok pendek tetapi mereka di tuntut untuk
berpakaian sopan dan menarik jadi tidak harus dengan baju ketat dan rok pendek
, sekeretaris juga di tuntut untuk sigap dalam segala hal , baik terhadap
atasan , bahawan , pimpinan , rekan kerja satu tim , atau rekan mitra bisnis.
Sekretaris juga mempunyai kualifikasi seperti harus di tuntut berpakaian
menarik , smart , cekatan , loyalitas dan bisa menjaga hubungan baik dengan
mitra bisnis kantor mereka bekerja. Maka , dari itu saya ingin menjelaskan arti
dan fungsi tentang sekretaris.
b.
Rumusan
Masalah
1. Bagaimana cara menyusun pedoman kerja ?
2. Apa manfaat tata kerja, prosedur kerja, dan
buku pedoman kerja ?
3. Apa peranan sekretaris dalam bisnis ?
4. Apa itu kualifikasi sekertaris ?
c.
Tujuan
1.
Mahasiswa dapat memahami Kualifikasi dan kebutuhan
sekretaris
2.
Definisi tata kerja, prosedur kerja dan dalam bisnis
pedoman kerja
3.
Mengetahuin cara menyusun buku pedoman kerja
4.
Mengetahui manfaat ditetapkannya tata kerja, prosedur
kerja dan buku pedoman kerja
BAB II Manajemen Kantor dan Informasi
a.
Definisi
tata kerja, prosedur kerja, dan buku pedoman kerja
Tata kerja : adalah suatu cara yang ditempuh untuk mengatur sebuah pekerjaan agar
terlaksanadengan
baik dan efisien
Prosedur kerja : tahapan dalam tata kerja tentang bagaimana mengelola sebuah pekerjaan,
Prosedur kerja : tahapan dalam tata kerja tentang bagaimana mengelola sebuah pekerjaan,
yang mengandung
pengertian tentang apa, untuk apa, dan bagaiman
pekerjaan
harus diselesaikan
Pedoman kerja : adalah satu kesatuan antara tata kerja dan prosedur
kerja sehingga
membentuk
suatu pola yang dapat dengan tepat menyelesaikan sebuah
pekerjaan
b.
Cara
menyusun buku pedoman kerja
Rencana kerja atau
pedoman kerja adalah serangkaian
tujuan dan proses yang bisa membantu tim dan/atau seseorang mencapai tujuan
tersebut. Dengan membaca rencana kerja, Anda bisa memahami skala sebuah proyek
dengan lebih baik. Ketika digunakan di dunia kerja maupun akademik, rencana
kerja membantu Anda mengerjakan proyek dengan teratur. Melalui rencana kerja,
Anda memecah proses jadi tugas-tugas kecil yang ringan sekaligus mengetahui apa
saja yang Anda ingin capai. Pelajari cara membuat rencana kerja agar Anda lebih
siap saat mengerjakan proyek berikutnya
1.
Tentukan untuk apa
rencana kerja itu Anda susun. Ada beragam alasan kita
menyusun rencana kerja. Tentukan tujuan itu sedari awal agar Anda bisa
mempersiapkan proyek dengan baik. Ingat, sebagian besar rencana kerja berlaku
untuk jangka waktu tertentu, misalnya 6 bulan atau 1 tahun.
2.
Tulis pendahuluan dan
latar belakang. Untuk rencana kerja profesional,
Anda harus menulis pendahuluan dan latar belakang. Atasan atau manajer Anda
akan memperoleh informasi yang mereka butuhkan untuk memahami rencana kerja
itu. Sebaliknya, dalam rencana kerja akademik biasanya tidak perlu ada
pendahuluan dan latar belakang.
3.
Tentukan tujuan dan
target. Tujuan dan target adalah dua hal yang saling terkait.
Dalam rencana kerja, keduanya sama-sama mengarah ke pencapaian hasil. Bedanya,
tujuan bersifat umum, sedangkan target lebih spesifik.
4.
Susun rencana kerja
dengan target-target yang "SMART". SMART
adalah akronim yang biasa digunakan untuk mencari hasil yang lebih nyata dan
bisa dikerjakan dalam rencana kerja.
5.
Cantumkan sumber daya
yang Anda miliki. Dalam daftar ini tulis semua yang
Anda butuhkan untuk mencapai tujuan dan target. Sumber daya beragam bentuknya,
tergantung untuk apa rencana kerja itu Anda buat.
6.
Kenali batasan yang ada. Batasan adalah hambatan yang bisa jadi menghalangi upaya
Anda mencapai tujuan dan target. Misalnya, ketika mengerjakan tugas penelitian
di sekolah atau kampus, jadwal Anda ternyata terlalu padat sehingga Anda tidak
bisa meneliti dan menulis dengan baik. Karena itu, batasan Anda adalah jadwal
yang padat. Coba hilangkan komitmen lain sepanjang semester itu agar Anda bisa
menyelesaikan rencana kerja secara efektif.
7.
Tulis strategi. Amati rencana kerja Anda, kemudian putuskan bagaimana
Anda menggunakan sumber daya sembari mengatasi batasan untuk mencapai tujuan
dan target.
BAB III KUALIFIKASI DAN
KEBUTUHAN SEKRETARIS DALAM BISNIS
a.
Pentingnya
sekertaris dalam bisnis
Peranan sekretaris bagi perusahaan sangat
penting yaitu untuk kelancaran kegiatan pimpinan dalam hal administrasi.
Berikut ini adalah peranan sekretaris :
1. Sebagai perantara hubungan
yang baik bagi orang yang ingin berkomunikasi dengan pimpinan.
2. Bila pimpinan mengadakan
rapat , maka sekretaris yang akan menyiapkan segalanya.
3. Memberikan motivasi kerja
kepada pegawai bahawan .
4. Apabila pimpinan akan keluar
daerah maka sekretaris harus menyiapkan segalanya.
5. Sekretaris bisa disebut juga
dengan notulen.
6. Menentukan kebijakan yang
berlaku bagi pegawai bawahan secara adil.
7. Mediator bawahan dan atasan.
8. Menyiapkan agenda untuk
pimpinannya
Sekretaris adalah pekerja professional, sekretaris berhubungan
rapat dengan karyawan, mengawasi pekerja personil lainnya, dan bertanggung
jawab terhadap banyak pekerjaan administrative yang penting. Ada bermacam-macam
sekretaris, seperti personal secretary, private secretary, business secretary,
dan executive secretary. Personal secretary diperlukan untuk melakukan
pekerjaan dirumah seperti businessmen yang sudah pension, actor dan penulis.
The private secretary diperlukan sebagai pembantu eksekutif
dalam perusahaan besar untuk mengelola koresponden dan mengawasi pekerjaan
administrative.
Pekerjaan secretary antara lain, mencatat pesan-pesan eksekutif,
mengedit, mengawasi pegawai, urusan korespondensi, kearsipan, tugas-tugas
sosial, menerima telepon, sebagai resepsionis, dan berbagai pekerjaan
administratif lainnya.
Analisis
b.
KUALIFIKASI
SEKRETARIS
Selain bukan hanya wajah atau penampilan
yang menarik dan modis sekretaris juga harus mempunyai kualifikasi standart
dalam dunia bisnis karena untuk menjadi sekretaris tidak lah gampang karena
harus mempunyai kualifikasi yang sangat ketat. Berikut standart kualifikasi
dalam bisnis bagi seorang sekretaris
1. Harus mempunyai daya ingat yang kuat
2. Harus mempunyai intelegensi
3. Mampu menguasai bahasa asing maupun bahasa sendiri
4. Harus mempunyai keterampilan
5. Harus mau bekerja keras
6. Mempunyai kepribadian yang menarik , baik dan unik
7. Loyalitas dan dedikasi kepada perusahaan sangat lah
besar
8. Mempunyai pengetahuan yang luas
BAB III PENUTUP
Suatu kegiatan pengolah data dan informasi
yang dilakukan secara sistematik, teratur, dan terus menerus sesuai dengan yang
telah ditetapkan perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan. Manajemen informasi yaitu pengelolaan data yang
didalamnya mencakup proses mencari, menyusun, mengklasifikasikan, serta
menyajikan berbagai data yang terkait dalam berbagai kegiatan yang dilakukan
oleh perusahaan sehingga dapat menjadi landasan untuk pengambilan keputusan
dalam manajeman.
Selain
peran dan kualifikasi, sebuah perusahaan juga membutuhkan sekretaris tidak
hanya untuk menulis saja atau menyiapkan agenda tapi seorang sekretaris juga
bisa di tempatkan di personal sekretaris yaitu untuk mengawasi atau melakukan
pekerjaan di rumah. Bisa juga di tempatkan di private secretary, business secretary,
dan executive secretary.
Sebelum masuk sebagai
sekretaris , calon yang mendaftar sebagai sekretaris harus memiliki kualifikasi
yang layak dalam sebuah perusahaan yang dia lamar dan dia harus memenuhi
kualifikasi standart tersebut seperti memiliki daya tangkap yang kuat dn tajam
, memiliki intelegensi di atas rata-rata dan harus memiliki kepribadian yang
unik , menarik dan baik karena seorang sekretaris harus bisa menjaga martabat
perusahaan yang dia lamar dan memberikan citra baik perusahaan sendiri ke orang
lain.
Daftar Pustaka
